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テニテオの新卒社員のステップを紹介!Vol.2 ビジネスマナー研修

2017年卒より新卒採用を始めたテニテオの新入社員のステップをご紹介する第2弾です。
今回は、新入社員が入社後に受講してもらうビジネスマナー研修とその後の活用についてご紹介します。社会人にとって必要不可欠なビジネスマナーを正しく覚えてもらえるようプロの方に教えてもらうようにしています。では、さっそく新卒ステップ第2弾を始めます!

社会人の基礎、ビジネスマナーを学ぼう
初対面の方への第一印象に繋がる、ビジネスマナー

社会人として最初に必要とされることとして「ビジネスマナー」が挙げられます。ビジネスマナーとは、仕事をする上で必要とされるマナーの総称です。挨拶やお辞儀の仕方といった基礎から、電話応対や名刺交換の仕方など様々なビジネスシーンで必要となる基本的な作法までを表します。ビジネスマナーは、初対面の方やお客様とのコミュニケーションを円滑にするための初めの一歩と言われているので、多くの企業が新人研修としてビジネスマナー研修を取り入れています。

ビジネスマナー研修を受けてもらいます

テニテオでは、入社後すぐにビジネスマナー研修を受講してもらっています。社会人の基礎であるビジネスマナーを正しく理解し実践できるよう、外部の研修に参加してもらっています。プロの方から正しい作法を教わり、印象の良い社会人になってもらうために行っています。

昨年度受講してもらったビジネスマナー研修のポイントをまとめました。
・表情、挨拶、身だしなみ
・言葉遣い、敬語
・人の話の「きき方」
・来客応対
・席次
・名刺交換
・電話応対

・挨拶、身だしなみは社会人の基本
身だしなみや挨拶については就職活動の準備期間に学校で学ぶ人も多いのではないでしょうか。就活生でも社会人でも、清潔感のある身だしなみやハキハキとした受け答えが必要であることは変わりません。
誰にどんな風に見られて、どんな印象を受け取って欲しいかを考えることで、身だしなみに対する意識も変わります。その場に相応しい身だしなみを心掛けたいですね。

・言葉遣い、敬語
身だしなみと同じく、言葉遣いや敬語も相手の自分への印象に直結します。正しい言葉遣いで接したいですよね。社内向けと社外向けでは、使う言葉が変わります。新人のうちに「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の意味や使い方をしっかり身に着けておきたいです。ビジネスシーンでよく使われるのが、クッション言葉といって、相手に何かを頼む時や話の切り出しの時、確認のときなどによく使用する言葉です。相手とのコミュニケーションを円滑にするためのクッション言葉は大切にしていきましょう。

・人の話の「きき方」
話をしている時に、相手が話を聞いていないような態度を取っていると、伝わっているのか不安になったり、とても不快に感じますよね。「はい」や「そうなのですね」といった相槌や、「そうですよね、○○ですよね」といった繰り返しは、話を「聴いている」ということが分かり安心感を与えることができます。さらに、相槌や質問などによって、相手により多く、深い話をしてもらうことができます。

・来客応対
来客応対は、マナーや作法でお客様が会社に抱く印象が変わり、その後の取引にも影響する重要なポイントになります。表情、身だしなみ、言葉遣い、案内の仕方(スムーズかどうか)などから、一つでも悪い印象を与えてしまうと、会社へのイメージも悪くなってしまいます。また、笑顔やちょっとした声掛けによってお客様の緊張を解くなど良い印象を与えることもあります。スタッフ全員が気を付けていきたいポイントです。

・席次
席次とは、会議や打ち合わせでの座席の順序のことを指します。「上座」と「下座」があり、上座はその部屋で最もよい席を、下座は出入口に近い席となります。お客様や目上の方には上座に着席していただき、自分が訪問する場合は、特に席を支持されなければ下座に座るようにします。このように、席次にもルールがあります。部屋や人数によって上座の位置や席次が変わりますので、基本を覚えたら様々なシチュエーションを想定してみると良いですね。

・名刺交換
社会人といえば、名刺交換が思い浮かぶ方が多いのではないでしょうか。名刺交換にも一連の流れがあります。また、一人場合は複数人の場合でもそれぞれルールがあります。名刺交換の後、テーブルでの名刺の置き方やしまい方も大切です。もたつかずスムーズに名刺交換ができるように先輩スタッフなどを相手に練習すると良いですね。

・電話応対
電話は音声だけが頼りになるので、自身の声や態度で印象が決まります。電話応対をするときは、組織を代表しているという意識を持つことを心掛けたいですね。電話応対の際に気を付けるポイントは、迅速さ・正確さ・丁寧さとなります。電話の待ち時間はとても長く感じますよね。相手にその印象を与えないために、取り次ぐ際などは迅速に行いましょう。また、電話は直接お話をするよりも聞き取りづらいことがありますよね、正しい発音で順序よく話すことで伝えたいことを正確に伝えるように心がけたいです。

以上のような社会人として必要なマナーを、テキストと実践で学んでいきます。
基本的なことを覚えたら、様々なシチュエーションでの臨機応変な対応も実践します。
受講した新入社員のテキストにはびっしりメモが書かれており、多くのことを学んできたのだなと感じました。ビジネスマナーは繰り返しやることで覚えていき、そのうち意識せずできるようになります。先輩スタッフを相手にたくさん練習することが大切です。

初ミッションはビジネスマナーの先生!
学んだことをみんなにレクチャーします

ビジネスマナー研修を終えたら、今度は先生になってもらいます。
1日かけて学んだことを振り返り、必要なポイントをまとめて90分程度の研修プログラムを作ります。
講義のためのスライドと、受講者が行うワークシートを作成します。ワークシートは、敬語やクッション言葉などビジネスシーンで使われる言葉を用いた例文を書く問題や、席次の問題、様々なシチュエーションの電話応対の問題などをまとめています。
電話応対や来客応対、名刺交換などは、ロールプレイングを行い、実際にやって正しい作法を再確認しました。

図1

実際に新入社員が作ってくれたワークシートです。自分たちで大切なことをまとめて問題を作ってくれました。

この社内研修で新入社員が挑戦するポイントは、
・学んだことを復習すること
・時間内に大切なことをまとめること
・分かりやすい資料を作成すること
・話し方の練習
などが挙げられます。

先輩社員を前に、自身をもって研修を行うことが新入社員の初ミッションです。
昨年の新卒スタッフもわからないことばかりだったと思いますが、先輩と一緒にポイントをまとめ、話す練習をし、見事ミッションを遂行してくれました!
研修を受けた先輩スタッフ達も、忘れていたマナーを思い出したり知らず知らずに使っていた間違った敬語などを正すとても貴重な時間となりました。

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まとめ

今回は、テニテオの新卒ステップの第2弾をご紹介しました。
社会人として必要な知識や作法を学び、人に教えることでさらに深く身に着けることができます。人前で話したり教えたりすることは、最初は緊張するかもしれません。しかし、相手は先輩スタッフのみです。自身を持って臨んでもらえればと思います。
ビジネスマナーとともに、一つずつ社会人としてのステップアップをしてもらえるような仕組みにしています。

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TEXT by

服部 江里